برگزاری همایش، سمینار و رویدادها

باشگاه رادیوم

برگزاری همایش و سمینار، گردهمایی افراد با علایق یا پیشینه مشترک است که به آن ها اجازه می دهد با یکدیگر ملاقات کنند و درباره موضوعات، ایده ها و کارهایی که بر موضوع مورد علاقه متقابل؛ متمرکز شوند، یاد بگیرند و بحث کنند.

ریشه لاتین کلمه “همایش” یا “کنفرانس” به معنای واقعی کلمه “با هم جمع کردن” است. یک کنفرانس افراد و ایده ها را گرد هم می آورد. کنفرانس ها اغلب با هدف ایجاد راه حل هایی برای مشکلات یا تغییرات اجتماعی گسترده تر هستند.

کنفرانس ها ممکن است در مکان هایی غیر از محل کار و محله شرکت کنندگان برگزار شود تا افراد شرکت کننده بتوانند بدون حواس پرتی بر موضوع مورد نظر تمرکز کنند. حتی برخی از همایش ها در منطقه دیگری از کشور یا جهان برگزار می شود. حتی برخی از همایش ها در منطقه دیگری از کشور یا جهان برگزار می شود.

کیفیت در نهایت سرعت

آیا تصمیم دارید تا یک همایش، سمینار یا کنفرانس را سازماندهی کنید؟ توجه داشته باشید که شما می بایست برنامه ریزی همایش، کنفرانس یا سمینار را حداقل از شش ماه قبل از تاریخ آن، شروع کنید. البته برای کنفرانس های بزرگ، برنامه ریزی ممکن است از یک سال قبل شروع شود.

  • شما باید میلیون ها سوال در ذهن خود داشته باشید:
  1. از کجا شروع می کنید؟
  2. چگونه سخنرانان مناسبی را برای دعوت پیدا می کنید؟
  3. کدام مکان مناسب نیاز شما است؟
  4. بهترین تاریخ برگزاری چه زمانی است؟
  5. چه تجهیزاتی برای برگزاری هر چه بهتر لازم است؟
  6. پذیرایی از مدعوین به چه صورتی انجام شود؟
  7. طراحی و اجرای تبلغات چگونه انجام شود؟
  8. محتوای همایش بر چه اصولی استوار شود؟

        و سوالات متعدد دیگر

 

نگران نباشید.

  • آیا برای برگزاری همایش و سمینار آماده هستید؟حقیقت این است که سازماندهی یک همایش یا سمینار تلاشی سخت و طاقت فرسا است و شما اولین کسی نیستید که با این سختی مواجه می شوید. نیازی به اختراع مجدد چرخ نیست، کافی است مراحل زیر را دنبال بفرمایید.
  • ما این راهنمایی مرحله به مرحله در مورد نحوه برگزاری بی نقص همایش یا کنفرانس آماده کردیم و امیدواریم کمکی هر چند کوچک برای تسهیل روند برگزاری رویدادهای شما باشد. این راهنما گویای مراحل اصلی است و شما را به ابزارها و مقالات ارزشمندی تجهیز میکند تا کار شما آسان تر انجام پذیرد. ابتدا روی چه چیزی تمرکز کنید به شما می دهند.
  • شما بسته به نیاز و رویکرد خود میتوانید مراحل را پس و پیش بفرمایید و مثلا قبل از اینکه محل برگزاری را هماهنگ کنید، ابتدا با تمامی سخنرانان احتمالی هماهنگ شوید. اما این راهنما ایده خوبی از اینکه ابتدا روی چه وظایفی تمرکز کنید به شما می دهند تا مرحله ای از قلم نیافتد.

خلاقیت

هر همایش بزرگی نیاز به یک موضوع دارد. پیام وحدت‌بخشی که سخنرانان شما ارائه می‌دهند چیست و نکته کلیدی برای شرکت‌کنندگان در همایش یا کنفرانس چیست؟

بهترین مضامین جذاب، قابل ربط هستند و باعث واکنش عاطفی می شوند. شما می خواهید کنفرانس الهام بخش و تحریک گفتگو باشد. موضوع شما باید آن را فعال کند.

به عنوان مثال، “قوی تر به عنوان یک تیم” احتمالاً موضوع بهتری نسبت به “دستیابی به کارایی بهبود یافته از طریق افزایش همکاری متقابل” است.

موضوع چیزی بیش از یک فریاد تجمع برای همه شرکت کنندگان است. همچنین برندسازی و تبلیغ شما را راهنمایی می کند، از طراحی لوگو گرفته تا هشتگ های رسانه های اجتماعی تا چاپ پوسترها، بروشورها و سایر وثیقه های شما.

کارگروهی

شما به یک تیم اختصاصی از افراد نیاز دارید تا مسئولیت جنبه های مختلف برنامه ریزی، مذاکرات و ارتقاء را بر عهده بگیرند. تیم اصلی باشگاه رادیوم  شامل موارد زیر خواهد می باشد:

تیم برنامه ریزی: محل برگزاری همایش وسمینار، محل اقامت، فعالیت ها، پذیرایی.
تیم مدیریت: بودجه، ثبت نام شرکت کنندگان، فروش بلیط. این تیم/فرد همچنین نقطه تماس اصلی برای سوالات مرتبط با همایش شما خواهد بود.
تیم بازاریابی: تماس با رسانه ها، ایجاد مطالب تبلیغاتی، مدیریت وب سایت، وبلاگ و فعالیت های رسانه های اجتماعی شما.
تیم حامیان مالی: مسئول تامین حامیان مالی، درخواست کمک های مالی و جمع آوری کمک های مالی است. (فقط مربوط به کنفرانس هایی است که به منابع مالی خارجی متکی هستند. بدیهی است)
داوطلبان: کمک به کلیه فعالیت های محل در روز کنفرانس: مدیریت درب، اسکن بلیط، پیگیری لیست مهمانان، نگهداری کمد لباس، راهنمایی افراد و غیره.
کار اصلی شما هماهنگ کردن تیم، تعیین اولویت ها و تفویض وظایف خواهد بود.

مناسب ترین قیمت

داشتن بودجه نیز به شما کمک می کند تا قیمت برگزاری همایش وسمینار را تعیین کنید. در اینجا رایج ترین مواردی هستند که می خواهید برای آنها بودجه اختصاص دهید:

محل
محل اقامت
حمل و نقل
پذیرایی
هزینه های بلندگو
فعالیت ها
بازار یابی
اعضای تیم
تهیه بودجه با برآوردهای واقع بینانه نیز  از اهداف باشگاه رادیوم هنگام جستجو برای مکان ها و مذاکره قراردادها برای شما مفید خواهد بود.

باشگاه رادیوم

اگر به تنهایی هزینه برگزاری همایش و سمینار را تامین می کنید و به دنبال منابع درآمد خارجی نیستید، می توانید با خیال راحت از این مرحله بگذرید.


اگر نه، می‌خواهید به دنبال حامیان مالی بروید یا جمع‌آوری کمک مالی ترتیب دهید. نکته کلیدی که باید در نظر داشته باشید این است که حامیان مالی و ارزش های آنها باید با موضوع همایش شما هماهنگ باشند. (آیا می خواهید مک دونالد اسپانسر همایش “بیایید تناسب اندام” شما شود؟)

به یاد داشته باشید: این تعادل خوبی بین دریافت بودجه و قربانی کردن یکپارچگی همایش شما است. شما می گوید که آن خط را کجا بکشید.

اشتراک گذاری در whatsapp
WhatsApp
اشتراک گذاری در telegram
Telegram
اشتراک گذاری در email
Email
[gravityform id="1" title="false" description="false" ajax="true" tabindex="49" field_values="check=First Choice,Second Choice"]
×

Powered by WhatsApp Chat

× چگونه می‌توانم به شما کمک کنیم؟